Etkili mail yazma teknikleri

Yapılan araştırmalara göre 2018 yılı ortalamasında Dünya’da 1 dakika içerisinde 187 milyon e-mail gönderiliyor. Bunların çoğu da iş amaçlı gönderiler. İş yerinde mail okumak ve yanıtlamak için geçen süre toplam zamanın %30’larına ulaşmış vaziyette. Ortalama bir kişinin gün içerisinde minimum 100 civarında maille muhatap olduğu varsayılıyor. Hal böyle olunca maillerimizi mükemmelleştirmek, tekniklerini öğrenmek ve efektif kullanmak eskisinden çok daha önemli. Yeni nesil iletişim çağında e-posta gönderimi ile ilgili işinize yarayabilecek birkaç tüyo vermek istedik. İçerisinde henüz uygulamadıklarınız varsa göz atıp hayata geçirmenizde fayda olabilir.

“Etkili mail nasıl yazılır?” sorusunun cevabını maddeler halinde şöyle özetleyebiliriz:

Mail adresiniz bir bakıma kimliğiniz olmuş durumda. Yıllarca aynı mail adresini kullanmak oldukça önemli. Telefonunuz değiştiğinde kontaklarınıza ulaşmanız nasıl zorlaşıyorsa aynı durum mail adresiniz için de geçerli. Mümkün olduğunca değiştirmemeye çalışın. Eğer isim soyisim kombinasyonunuzu içeren bir mail adresi oluşturabilirseniz harika olur. Özellikle iş mail adreslerinizin profesyonel görünmesi açısından darkknighter@xmail.com, zeytin@xmail.com gibi tercih hatalarına düşmemenizi tavsiye ederiz. Ayrıca xxx@elektrikstok.com kendi iş domaininizde mail adresi almanız da şirket bilinirliğini de artırıcı bir etken.
Mail gönderimi ile ilgili yapılan araştırmaların verdiği İstatistikler konu kısmının boş olmaması gerektiğini ve mümkün olduğunca hem konu satırının hem de içeriğinin kısa olmasının faydalı olduğunu söylüyorlar. Çünkü konu satırı boş maillerin spam olarak algılanma ihtimali yüksek. Ayrıca mailler %47 gibi büyük bir oranda mobil cihazlarda açılıyor. Çok uzun içerikli bir mailin okunması zor olabilir ve vermek istediği mesaj tam anlamıyla anlaşılmayabilir. Bununla beraber, karşı tarafın dikkatinin dağılmaması için kullandığınız yazı fontlarının ve mail arka planının da göz yorucu olmamasına özen gösterin.
Dilbilgisi, yazım ve görgü kurallarına riayet etmeniz de maillerinizin okunabilirliğini artıracaktır. Alıcı kişiyle çok samimiyetiniz yoksa mutlaka saygılı bir tonda yazın. Duygularınızı yazıya yansıtmayın ve konuşur gibi yazmayın. Whatsapp gibi uygulamalarda kullandığımız chat dilinden uzak durun. Türkçe yazdığınız maillerde, yazım denetleyicisini açmanız yazım yanlışlarınızı görmenize yardımcı olacaktır. Eğer İngilizce mail yazıyorsanız dilbilgisi ve yazım yanlışlarını denetlemek için ücretsiz bir Chrome eklentisi olan Grammarly’i kullanabilirsiniz. Harika bir uygulama.
Kime kısmına özellikle dikkat edin. Maili yanlış kişiye göndermemek için kime kısmındaki kişileri en son doldurun. CC’lere BCC’lere dikkat edin ve gereksiz kişileri eklemeyin. Önemli bir belge gönderirken acele etmeyin ve tüm kısımları iki kere kontrol ettikten sonra gönderin. Çok önemli bir belgeyi yanlış kişiye gönderme ihtimalinize karşı mailleri geri çekmeyi mutlaka öğrenin.
İmzanızı mutlaka e-mailinize ekleyin. İnsanlar e-maili gönderen kişinin pozisyonunu, çalıştığı firmayı vs.. görmek isterler. İmzanızda mutlaka isminiz, firmadaki pozisyonunuz, firma adresiniz, telefonunuz, çalışma saatleriniz, firma sosyal medya sayfalarınız olsun. Ayrıca ufak da olsa reklam yapabilmek için (dosya boyutu büyük değil ve çok yer kaplamıyorsa) firma bannerınızı da etiketinize ekleyebilirsiniz. Alıcılar banner’a tıklandığında firmanızın websitesine yönlenebilirler ve firmanız hakkında daha fazla bilgiye sahip olabilirler.
Maillerinizi mümkün olduğunca kısa süre içerisinde cevaplayın. Yanıtlanmayan ya da çok geç yanıtlanan bir e-posta karşı tarafın önemsenmediği manasına gelebilir. Her işinizi yazılı yolla halledip inanılmaz zamanlar harcamayın ama mail kutunuza da önem verin. O an meşgulseniz ve cevaplamıyorsanız yerinize cevaplayabilecek başka bir kişiye yönlendirin. Eğer mail konusu uzun sürecek bir çalışma gerekiyorsa “Mailinizi aldım. Üzerinde çalışıp size dönüş yapacağım” şeklinde kısa bir format oluşturup göndericiye iletebilirsiniz. Ayrıca tatilde, eğitimde, seyahatte olduğunuz durumlarda “out of office”mesajını doldurmayı ihmal etmeyin.
İş mailinizi cep telefonunuza da yönlendirebilirsiniz. Özellikle gün içerisinde çok sayıda mail alan kişiler bazı maillerini seyahatteyken, bir yerlerde bekliyorken vs.. ayıklayıp cevaplayabilirler. Yine, çok mail alan kişiler, maillerini cevaplamak için gün içerisinde bir rutin oluşturup hepsini toplu olarak cevaplama yoluna da gidebilirler. Ayrıca önem sırasına göre sürekli mail aldığınız kişilere özel dosyalar oluşturup maillerin bu dosyalara düşmesini sağlayabilirsiniz. Böylelikle maillerinizi kategorize etmiş olursunuz.
Gönderdiğiniz e-mailler kaybolabilir, yerine ulaşmayabilir, okunsa bile cevap unutulabilir. Kibar bir tonda hatırlatma gönderin. “Merhaba, son mailimi alıp almadığınızın teyidi için tekrar yazıyorum. Bir sorunuz ya da merak ettiğiniz konu olursa haberleşelim.” şeklinde bir hatırlatma oldukça şık duracaktır.
Sert bir mail aldıysanız bu tip maillere hemen cevap vermeyin. Düşünüp, sakinleşip cevap vermek en güzeli. Maillerde büyük harf kullanımı “bağırmak, ses yükseltmek” anlamına gelir. Kullanmayın.
Belli konularda farklı kişilerden aynı tip mailler alıyorsanız konularına göre formatlar oluşturun, kaydedin. Kişileri ve metindeki bazı ibareleri çabucak değiştirip süreci hızlandırabilirsiniz.
Çiçekli böcekli bayram, tebrik vs..mailleri yerine yaratıcı mesajlar oluşturun. Farklılığınızı ortaya koyun. Standart toplu mailler herkese gittiğinden kişiselliği öldürüyor. Daha kişisel mail denemeleri yapıp bu tip programları ve toolları kullanabilirsiniz.
E-maillerinizde büyük hacimli fotolar kullanmayın. Foto gönderecekseniz de foto kalitesini düşürmeyen compressjpeg ve compresspng gibi web tabanlı sıkıştırıcılar kullanarak foto boyutunu azaltabilirsiniz. Büyük dosyaların, sunumların, pdf’lerin iletimi için de wetransfer aracını kullanabilirsiniz.

Efektif bir mail kullanımı iş yerinde size farklı bir imaj kazandırdığı gibi küçük iyileştirme dokunuşlarıyla uzun vadede zamandan da tasarruf etmenizi sağlayabilir. Bu saydığımız hatırlatmalar haricinde de mail göndermede kullandığınız programların özelliklerini biraz daha kurcalayarak kendi yöntemlerinizi oluşturmanız ve mail atma kabiliyetinizi yükseltmeniz mümkün.